Contabilidad

En ContaDIGITAL® las pólizas se hacen de forma masiva y automática, puedes descargar la Guía de los 5 pasos básicos para lograrlo.  

• 5 pasos para hacer pólizas automáticas

También puedes ver este vídeo, donde en tan solo 5 minutos hacemos una Contabilidad básica Vídeo Contabilidad en 5 minutos.

PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ)

Administrador de CFDIS

¿Porqué me sale el error "XML duplicado"?

contaDIGITAL® hace varias validaciones de los CFDIS o archivos XML.  Sólo podrás subir archivos que sean de tu RFC. Si el archivo fue cargado previamente, no se volverá a cargar para evitar duplicidad.  Sólo verifica que los hayas guardado con el "tipo" correcto, ingresos o egresos.

¿Qué pasa si subí archivos de "tipo" ingreso como egreso o viceversa?

No es necesario que los elimines. Puedes seleccionarlos todos y en utilizar la opción "cambiar tipo" que se encuentra en la sección contabilidad en la parte inferior del administrador de CFDIS.

¿Porqué es lento el proceso de consultar muchos archivos en el administrador de CFDIs?

Entre más datos consultes, más tiempo tardará en responder el servidor. Al igual que la mayoría de los sistemas, la opción de Paginar te ayudará a reducir el tiempo de respuesta. Da clic en la casilla de "paginado" para acortar tus resultados en varias páginas. 

También puedes intentar hacer consultas más específicas. El administrador de CFDI´s de ContaDIGITAL® tiene múltiples filtros para reducir los resultados a una búsqueda más corta. Busca por semanas en lugar de por años o busca por un solo cliente/ proveedor en lugar de todos.

Al realizar las pólizas de provisión y flujo me salen unos cuadros de color rojo y verde ¿Que significa?

Esto indica que faltan datos para poder realizar las pólizas automáticas. Lo más común es que falten cuentas contables a los clientes y proveedores o a las formas de pago. Si haces una póliza de provisión y no le asignas un concepto contable, no podrá realizar el asiento. Si realizas una póliza de flujo y no le pones forma o fecha de pago tampoco habrá forma de hacerlo correctamente.

¿Cómo asigno pagos parciales a las facturas?

Si emites una factura y te van haciendo pagos, puedes contabilizarlos en el botón con "signo de PESOS" que está en cada registro de los CFDIS. Al darle clic podrás registrar un pago parcial y podrás efectuar una póliza de flujo que se contabilizará como anticipo. Para crear estas pólizas debes asegurarte que tus clientes y proveedores tengan creada una cuenta de anticipo. La forma de pago se tomará del registro de la factura origen. Si tienes distintas formas de pago, sólo cambia la de la factura origen.

¿Cómo registro un anticipo que no tiene factura?

Recuerda que por obligación fiscal debes emitir una factura por cada anticipo. En el supuesto de que no lo hagas así, deberás registrar en pólizas manuales los movimientos.

¿Puedo editar movimientos en el Administrador de CFDIs una vez contabilizados?

Si ya hiciste la póliza de provisión y flujo, no. Sólo podrás editar los datos cuando hayas realizado únicamente la póliza de provisión. Si necesitas cambiar datos en el administrador de CFDIs será mejor que elimines la póliza para desvincularla, de lo contrario, si editas sólo las pólizas manualmente ya no verás reflejado los cambios en el Administrador de CFDIs.

¿Puedo hacer póliza de flujo agrupando una factura con una nota de crédito?

Si es posible. Para esto, primero debes filtrar "Todos" los tipos de documento de tu cliente o proveedor. Filtra por "notas de crédito” para asegurarte que no sólo estas incluyendo facturas o CFDIs de ingreso (recuerda que para el SAT  las notas de crédito son CFDIs de egreso). Una vez que tengas filtrados ambos tipos de CFDIS, deberás seleccionarlos, dar clic en la casilla "Agrupar pólizas de flujo" y luego dar clic en "Póliza de flujo". Con lo anterior el sistema restará las notas de crédito a las facturas y sólo hará el movimiento por lo efectivamente pagado o cobrado. Puedes agrupar varias facturas y varias notas de crédito en una póliza. El sistema realiza una validación que obliga a tenerse como cliente y proveedor al mismo tiempo, por ejemplo, si es una factura de ingresos, tu cliente deberá estar registrado como proveedor, aunque el sistema no haga movimientos a esa cuenta.

Di de alta una nueva cuenta de gastos en el catálogo de cuentas y no me aparece en el administrador de CFDIs ¿porque?

El administrador de CFDIs, como su nombre lo indica, es una herramienta para que usuarios como secretarias, encargados de cuentas por cobrar o por pagar, asistentes o los propios clientes suban información al sistema, la clasifiquen y consulten cuando lo deseen. Al mismo tiempo, esta información es utilizada por el Contador para generar las pólizas de provisión y flujo. Para no mostrar todas las cuentas del catálogo o para evitar que los usuarios que no son Contadores no estén abriendo cuentas sin motivo o duplicándolas, hemos puesto un candado en el catálogo de cuentas; si dentro de éste escoges la opción "Para mostrar en el administrador de CFDIs", seleccionas  la casilla del final de la cuenta y le das clic en mostrar, verás que aparecerá la palabra SI en la columna "A.CFDI". Lo anterior indicará que esa cuenta se mostrará en el administrador de CFDIs. Para ocultarla nuevamente solo selecciona la casilla al final de la cuenta y da clic en ocultar.

Pólizas

¿Cómo realiza el sistema las pólizas automáticas?

Parte del Know How más importante de ContaDIGITAL® es precisamente la elaboración de las pólizas de forma masiva y automática. Partimos de principios y sistemas básicos de la contabilidad; toda póliza tiene su origen en los documentos que la soportan. En México las facturas electrónicas o CFDIs son archivos tipo XML que contienen datos de la transacción. Nuestro software toma esos datos y realiza dos tipos de pólizas: de provisión y flujo. Ya sea un ingreso o egreso, ContaDIGITAL® toma la información de la factura y realiza el asiento contable correspondiente. El 90% de los asientos contables siempre son los mismos; las excepciones u opciones especiales son las que el usuario puede cambiar en la opción del menú/contabilidad/ configuración de pólizas automáticas.

¿Qué opciones especiales tengo para configurar mis pólizas automáticas?

En la opción del menú/contabilidad/ configuración de pólizas automáticas existen 3 pestañas, la primera será para cambiar las cuentas cuando el usuario modifica el catálogo estándar que el sistema carga al inicio. Es decir, si mi cuenta de IVA trasladado cobrado cambia de la cuenta 206-001-0000 a la 206-002-000, debo modificar la cuenta en este apartado, para que al momento de hacer pólizas automáticas se contabilice correctamente. La segunda pestaña llamada "opciones especiales" son funciones adicionales que el usuario podrá seleccionar para modificar la forma estándar de realizar las pólizas automáticas. Por ejemplo:  una persona con actividades exentas no puede acreditar el IVA y financieramente no le funciona tener en resultados una cuenta de gastos llamada "IVA no acreditable". Para lo anterior seleccionará la opción " Enviar IVA por acreditar a la misma cuenta de gasto" y el sistema en lugar de separar el IVA en una cuenta de balance, enviará el importe a la misma cuenta del gasto que seleccionó en el administrador de CFDIs. Esta y las siguientes opciones son las que se pueden configurar:

A)    Aplicar traspasos de IVA-IEPS en pólizas automáticas. - al seleccionar esta casilla, los asientos contables de cobranza (póliza de flujo para ingresos) y de pago (pólizas de flujo para egresos) contemplaran el IVA-IEPS que efectivamente se cobre. El IVA por acreditar pasará a IVA acreditable pagado y el IVA por pagar pasará a IVA trasladado cobrado.

B)    Usar T.C. (Tipo de cambio) de fecha de pago para IVA-IEPS.- si seleccionas esta opción, tus pólizas de flujo en moneda extranjera utilizarán el tipo de cambio de la fecha de pago sólo para los importes de IVA-IEPS y ajustarán la diferencia entre el tipo de cambio de fecha de provisión vs fecha de pago en las cuentas de fluctuación cambiaria. Recuerda que el sistema cancela los movimientos a tipo de cambio de provisión para evitar diferencias en los saldos de las cuentas contables. Posteriormente puedes ajustar automáticamente la fluctuación cambiaria. Si necesitas conocer más acerca del funcionamiento de la moneda extranjera en  ContaDIGITAL® te invitamos a leer el siguiente boletín Guía gráfica moneda extranjera.

C)    Enviar IVA por acreditar a la misma cuenta de gasto. - esta opción la poníamos de ejemplo en párrafos anteriores y lo utilizamos cuando queremos que el IVA acreditable forme parte del gasto. Algo muy común en actividades de contribuyentes que están exentos del pago de IVA, como son médicos, arrendamiento de casa habitación y personas morales no lucrativas como escuelas o condominios.

D)    Desglosar movimientos en provisión de ingresos. - algunas contabilidades requieren que en el asiento contable de una provisión de ingresos donde se facturan varios productos que se contabilizan en diferentes cuentas de ingresos, se vean reflejados en forma desglosada en la cuenta del cliente. Ejemplo: Una factura con el producto 1 por $100 pesos y el producto 2 por $200, se haría normalmente con un cargo a clientes por $300 y un abono a ventas producto 1 por $100 y abono a ventas producto 2 por $200. Al seleccionar esta casilla, el cargo a clientes se dividirá en dos cargos, uno de $100 y otro de $200. Muchos de nuestros clientes utilizan esta opción para que el auxiliar contable les sirva de Estado de cuenta para el cliente. Si además utilizan el sistema de  ContaDIGITAL® para facturar y ligan el producto a una cuenta contable, en la descripción del movimiento del auxiliar vendrá el nombre del producto. Si añaden una referencia a la factura ésta podría complementar aún más la información en los reportes contables.

E)    Desglosar movimientos en provisión de egresos. - tiene la misma lógica de la opción anterior pero para los egresos. Es importante comentar que en el caso de que los productos tengan impuestos, éstos se van a prorratear en forma proporcional.

F)    Generar póliza de provisión al facturar y guardar. -  ContaDIGITAL® es un ERP, esto quiere decir que cuando un usuario administrativo realiza alguna operación, como emitir un CFDI, el asiento contable se hará de forma automática. Puedes seleccionar las series de facturación específicas que deseas se registren en contabilidad de forma automática; para esto necesitas ir al menú/facturación/Configurar CFDIs/Parámetros Generales y en cada serie que agregues poner si la provisión se hará al guardar o facturar. Si ya creaste la serie puedes actualizar la información.

G)    Generar pólizas de costo de ventas. - ContaDIGITAL® como ERP puede registrar las operaciones de costo de ventas en automático cuando realizas ventas a través de la Caja (punto de venta); esto se hará cuando factures las notas de venta. En caso de que utilices la facturación para para el control de tus inventarios, el registro del asiento contable se efectuará hasta que cambies el estatus de tus salidas a “entregado”. Puedes personalizar tus Tipos de movimientos de inventarios y decidir cuales generarán asientos contables automáticos y cuáles no.

H)    Cuenta de No deducibles. - Como Contadores sabemos que, si un gasto no es deducible, por consecuencia el IVA no es acreditable. Si agregas una cuenta en esta opción y en tu contabilidad la utilizas para registrar gastos, entonces el IVA acreditable se irá automáticamente a esta misma cuenta.

I)     Cuenta de cierre. - en esta cuenta se enviará la diferencia al cancelar todas las cuentas de resultados cuando concluyes un ejercicio.

J)     Cuentas de ISR y PTU. - estas cuentas se seleccionan para que tus estados financieros muestren correctamente la utilidad o pérdida del ejercicio.

K)    Utilidad y pérdida cambiaria. -  contaDIGITAL® registra en automático la fluctuación cambiaria, debes agregar estas cuentas para hacerlo posible.

¿Cómo borro varias pólizas a la vez?

Por seguridad, las pólizas solo pueden borrarse una por una en la opción de Pólizas. Si deseas borrar más pólizas debes ir al menú/utilerías/pólizas, en este opción solo los perfiles autorizados como Gerente o Socio podrán hacerlo. Con esta misma herramienta puedes Auditar las pólizas, pero una vez auditadas jamás podrán ser borradas.

¿Cómo le hago para que no me modifiquen mis pólizas?

Debes ir al menú/utilerías/pólizas, seleccionar las pólizas en la casilla del lado derecho y dar clic en el botón “Auditar”. Esta herramienta sólo está disponible para perfiles como Gerente o Socio por seguridad y una vez auditadas no podrán ser borradas jamás.

¿Cómo puede llevar un consecutivo de mis pólizas?

Al realizar automáticamente las pólizas, contaDIGITAL® va tomando los últimos folios y muchas veces no son consecutivos por el borrado de pólizas que vas haciendo. Existe una opción para reordenar los folios en el menú/utilerías/pólizas; recuerda que esta herramienta sólo está disponible para perfiles como Gerente o Socio por seguridad.

Cierre de ejercicio

¿Cómo genero la póliza de cierre o mes 13?

La póliza de cierre se efectúa en la opción Contabilidad/Periodos – Cierre Anual. Primero puedes hacer un cierre previo para saber cuál es el resultado del ejercicio; posteriormente puedes seleccionar una cuenta de cierre o bien dejar la cuenta default de tu configuración. Finalizarás el cierre dando clic en el botón “Cierre de ejercicio”.

¿Por qué me sale un mensaje de que tengo pendiente cerrar un ejercicio?

Si agregas o modificas una póliza cuando ya hiciste el cierre del ejercicio, debes hacer nuevamente el cierre para que los saldos iniciales del siguiente ejercicio sean correctos. Aun cuando no hayas editado valores, el sistema detecta que hubo modificaciones y pide que se haga el proceso para asegurarse que siempre es correcto el saldo inicial.

¿Por qué no puedo crear el siguiente ejercicio?

Si no has cerrado un ejercicio el sistema no te dejará crear el siguiente. Esto no implica que no puedas trabajar en tu contabilidad, sólo afectará tus reportes.

¿Por qué no me coincide el resultado del “Cierre Previo” con la información de mi Balance General?

Cuando se cierre un ejercicio y se envía la utilidad o pérdida a la cuenta de cierre se van acumulando ahí todos los resultados de ejercicios anteriores. Lo más recomendable es abrir una cuenta contable por cada ejercicio y traspasar al principio de cada año el resultado del ejercicio a la cuenta de Resultado de Ejercicios Anteriores.

Reportes contables

¿Cómo obtengo un Estado de Resultados o Estado de Resultados detallado a 12 periodos?

Sólo es necesario seleccionar el rango de fechas. También puede obtener por bimestres, trimestre, cuatrimestre, semestre o rango de fechas deseado.

¿Cómo obtengo una balanza del ejercicio?

Sólo selecciona las fechas del 01/01/AAAA hasta el 31/12/AAAA. También puedes obtener los movimientos acumulados por cualquier otro rango de fechas.